¿De verdad vale la pena 5S en un hospital, o es una herramienta de fábrica?

El método viene de la manufactura, pero el problema que resuelve está en todas partes en salud: personal buscando insumos, existencias vencidas en los estantes y equipos estacionados donde estorban el trabajo. 5S funciona mejor en espacios compartidos, como bodegas de insumos, áreas centrales de insumos de los bloques quirúrgicos, salas de medicamentos y salas de trabajo, donde todos dependen de que las cosas estén donde deben estar.

¿Por qué se desvanecen nuestros resultados de 5S?

Por lo general, porque las dos últimas S nunca se formalizaron. Estandarizar requiere un estándar escrito para cada área, y Sostener requiere que alguien lo verifique según un calendario y dé seguimiento a lo que encuentra. ImprovementFlow gestiona esa parte como una auditoría recurrente cuyos hallazgos tienen responsables y fechas límite.

¿Podemos usar nuestra propia hoja de auditoría 5S y nuestra propia puntuación?

Sí. Su equipo define el instrumento y el estándar contra el que se compara, sin depender de TI, para que la auditoría coincida con la hoja 5S que sus coaches ya usan.

¿Cómo se conecta 5S con el resto de nuestro trabajo de mejora?

Un hallazgo que se repite, como un insumo que nunca cabe en su espacio, puede convertirse en un proyecto de mejora con sus propios indicadores. Los resultados de 5S pueden estar en los tableros de huddles que construyen sus equipos, desde donde pueden escalar al siguiente nivel un problema que no pueden resolver.

¿Podemos adjuntar fotos del antes y el después?

Sí. Los proyectos de mejora conservan archivos y enlaces junto con el trabajo, así que las fotos del antes, la distribución acordada y las fotos del después permanecen en el proyecto 5S y no en el teléfono de alguien.

¿Y la seguridad de la información?

Todos los paquetes incluyen un servicio diseñado según los estándares de HIPAA, un acuerdo con un socio comercial (BAA) y SSO.

ImprovementFlow · Métodos de mejora

5S que se mantiene seis meses después del día de limpieza

Clasificar, ordenar y limpiar son la parte fácil. ImprovementFlow mantiene en marcha las dos últimas S: auditorías 5S programadas para cada bodega de insumos, área central de insumos del bloque quirúrgico y área de medicamentos, cada incumplimiento convertido en un hallazgo con un responsable y una fecha límite, y un proyecto de mejora cuando una corrección necesita algo más que una etiquetadora.

Solicitar una demostración Vea cómo funciona un programa 5S

En una bodega de insumos limpios de un hospital, una enfermera ata una tarjeta roja a una caja sin usar sobre un carro estacionado dentro de un cuadrado marcado con cinta en el piso, un técnico de suministros coloca contenedores con código de colores en una estantería de alambre junto a un tablero perforado con instrumentos colgados, y una gerente de unidad en la puerta sostiene una tableta con una lista de verificación

¿Le resulta familiar?

Lo que escuchamos de los líderes de Lean y de operaciones que usan los métodos habituales

Frustraciones comunes con las herramientas y soluciones improvisadas de siempre: las brechas que ImprovementFlow está diseñado para cerrar.

Hicimos un evento 5S muy bueno en la bodega de insumos. Tres meses después estaba exactamente igual que antes.

Sin un estándar contra el cual comparar y sin alguien que lo verifique, las tres primeras S se deshacen poco a poco.

El personal de enfermería todavía tiene que ir a tres salas para encontrar lo que necesita para un cambio de apósito.

Buscar insumos y equipos es tiempo que se le quita a los pacientes, y rara vez aparece en algún reporte.

La pila de artículos con tarjeta roja se quedó semanas en el pasillo porque nadie sabía quién decidía qué hacer con ella.

Poner tarjetas es rápido. Decidir el destino de cada artículo requiere un responsable y una fecha, o el desorden solo se muda a otro lugar.

Cómo funciona

De un día de limpieza a un estándar que se mantiene

Conserve el enfoque 5S que sus coaches Lean ya enseñan. ImprovementFlow da al trabajo un área, un estándar, un calendario y un responsable para cada hallazgo.

1
Comience con un área y su estándar
Elija una bodega de insumos, un área central de insumos del bloque quirúrgico, una sala de medicamentos o una sala de trabajo de la unidad. Escriba cómo se ve "lo correcto" para cada S, y conserve las fotos del antes y la distribución acordada junto con el trabajo.
2
Clasifique y ordene como un proyecto de mejora
Haga la primera pasada como un proyecto: los artículos con tarjeta roja, la nueva distribución y los niveles objetivo de inventario se convierten en pasos del plan con un responsable, un equipo y una fecha límite, para que las decisiones no dependan de quién estaba en la sala ese día.
3
Convierta el estándar en una auditoría 5S recurrente
Defina una vez la auditoría 5S, con el instrumento, el estándar contra el que se compara y la frecuencia, y úsela en distintas unidades y establecimientos. Quienes auditan registran si cada observación cumple o no cumple el estándar.
4
Convierta cada incumplimiento en un hallazgo con responsable
Una silueta vacía en el tablero de siluetas, un artículo vencido en el estante o un carro fuera de su marca en el piso se convierte en un hallazgo con seguimiento, con un responsable y una fecha límite, que se cierra con evidencia de lo que se hizo.
5
Sosténgalo donde el equipo pueda verlo
Las tendencias entre auditorías muestran qué áreas están retrocediendo antes de que vuelvan al punto de partida. Los equipos siguen sus indicadores de 5S en los tableros de huddles que ellos mismos construyen, y reconocen a las áreas que se mantuvieron.

1
Comience con un área y su estándar
Elija una bodega de insumos, un área central de insumos del bloque quirúrgico, una sala de medicamentos o una sala de trabajo de la unidad. Escriba cómo se ve "lo correcto" para cada S, y conserve las fotos del antes y la distribución acordada junto con el trabajo.
2
Clasifique y ordene como un proyecto de mejora
Haga la primera pasada como un proyecto: los artículos con tarjeta roja, la nueva distribución y los niveles objetivo de inventario se convierten en pasos del plan con un responsable, un equipo y una fecha límite, para que las decisiones no dependan de quién estaba en la sala ese día.
3
Convierta el estándar en una auditoría 5S recurrente
Defina una vez la auditoría 5S, con el instrumento, el estándar contra el que se compara y la frecuencia, y úsela en distintas unidades y establecimientos. Quienes auditan registran si cada observación cumple o no cumple el estándar.
4
Convierta cada incumplimiento en un hallazgo con responsable
Una silueta vacía en el tablero de siluetas, un artículo vencido en el estante o un carro fuera de su marca en el piso se convierte en un hallazgo con seguimiento, con un responsable y una fecha límite, que se cierra con evidencia de lo que se hizo.
5
Sosténgalo donde el equipo pueda verlo
Las tendencias entre auditorías muestran qué áreas están retrocediendo antes de que vuelvan al punto de partida. Los equipos siguen sus indicadores de 5S en los tableros de huddles que ellos mismos construyen, y reconocen a las áreas que se mantuvieron.

En la práctica

La auditoría 5S de una bodega de insumos y qué pasó con las tarjetas rojas

La auditoría puntúa el área frente a su propio estándar, así que una caída en Estandarizar o Sostener aparece cuando todavía se trata de un estante y no de toda la sala.

Auditoría 5S mensual

Bodega de insumos limpios, unidad médico-quirúrgica 4 Oeste

Puntuación 18 de 25

ClasificarSolo artículos que se usan en esta unidad; sin existencias vencidas
OrdenarCada contenedor etiquetado, niveles objetivo de inventario indicados, carro dentro de su marca en el piso
LimpiarEstantes y piso limpios; lista de verificación de limpieza al día
EstandarizarLa distribución coincide con el estándar fotográfico publicado
SostenerHallazgos de la última auditoría cerrados a tiempo

Artículos con tarjeta roja y hallazgos

Kits de curación de heridas sin usar (producto descontinuado)Cerrado
Devolver al almacén central para obtener el crédito
Responsable: líder de cadena de suministro
Segundo portasueros guardado en la salaEn progreso
Trasladarlo al nicho de equipos; marcar su lugar
Responsable: gerente de la unidad 4 Oeste
Insumos para apósitos repartidos en dos estantesAbierto
Consolidar y volver a etiquetar; actualizar el estándar fotográfico
Responsable: enfermera a cargo del turno de día

Auditoría ilustrativa sin información de pacientes. Sus equipos definen las áreas, el estándar de cada S y cómo se puntúan las auditorías.

Para quién es

Algo útil para cada participante

Personal de primera línea: Los insumos donde el estándar dice que están, y la posibilidad de opinar sobre cómo debe ser ese estándar.
Gerentes de unidad y de departamento: Los hallazgos 5S de su área con un responsable y una fecha límite, en lugar de una carpeta de hojas de auditoría.
Coaches Lean y especialistas en mejora: Cada área 5S, su estándar y su historial de auditorías en un solo lugar, con las correcciones mayores en marcha como proyectos.
Líderes de cadena de suministro y del área perioperatoria: Una vista de las bodegas de insumos y las áreas centrales de insumos de los bloques quirúrgicos que muestra qué áreas se mantienen y cuáles se están desviando.
Directivos de operaciones y calidad: Evidencia de que 5S se sostiene en las distintas sedes, no solo una lista de eventos realizados.

Qué cambia

De sortear el problema a trabajar para resolverlo

Hoy

Un evento 5S, algunas fotos y un lento retroceso
Pilas de artículos con tarjeta roja sin nadie que decida su destino
Hojas de auditoría en un portapapeles cuyas tendencias nadie analiza
Los mismos problemas encontrados por cada nuevo gerente

Con ImprovementFlow

Un estándar escrito para cada área, verificado según un calendario
Cada tarjeta roja e incumplimiento con responsable, fecha y cierre con evidencia
Tendencias entre auditorías, áreas y sedes
Las correcciones mayores, como proyectos de mejora con indicadores

Diseñado para 5S en espacios clínicos, no solo en plantas industriales

Sus áreas, sus estándares: Defina una vez el instrumento, el estándar y la frecuencia de cada auditoría 5S, desde la bodega de insumos limpios de una unidad hasta las áreas centrales de insumos de los bloques quirúrgicos y el almacenamiento de farmacia, y reutilícelos en distintas unidades y establecimientos.
Conectado con el resto de su trabajo Lean: 5S está junto a sus tableros de huddles, sus proyectos de mejora y sus programas de auditoría, de modo que un incumplimiento recurrente puede convertirse en un proyecto y el resultado de un proyecto aparece en el tablero.
Seguro desde el primer día: Todos los paquetes incluyen un servicio diseñado según los estándares de HIPAA, un acuerdo con un socio comercial (BAA) y SSO.

Vea cómo funcionaría esto para sus equipos

Normalmente respondemos en un día hábil.

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Primeros pasos

Sus primeros 90 días

Comience con las dos o tres áreas de las que más se queja el personal y con los coaches que ya aplican 5S.

Semanas 1–2
Elija las áreas piloto, escriba el estándar de cada S con el personal que trabaja allí, y adapte con nosotros la plantilla 5S lista para usar y la frecuencia de sus auditorías.
Semanas 3–6
Haga la clasificación y el ordenamiento como proyectos, ponga tarjetas a lo que no corresponde y decida su destino, y realice las primeras auditorías frente al nuevo estándar.
Semanas 7–12
Revise con los líderes de las unidades las tendencias de las auditorías y los hallazgos abiertos, ajuste el estándar donde no se adapte al trabajo y elija las siguientes áreas.

Guías

Guías para equipos Lean

Introducciones en lenguaje claro que sus coaches pueden compartir con los equipos que aplican 5S.

Preguntas frecuentes

¿De verdad vale la pena 5S en un hospital, o es una herramienta de fábrica?: El método viene de la manufactura, pero el problema que resuelve está en todas partes en salud: personal buscando insumos, existencias vencidas en los estantes y equipos estacionados donde estorban el trabajo. 5S funciona mejor en espacios compartidos, como bodegas de insumos, áreas centrales de insumos de los bloques quirúrgicos, salas de medicamentos y salas de trabajo, donde todos dependen de que las cosas estén donde deben estar.
¿Por qué se desvanecen nuestros resultados de 5S?: Por lo general, porque las dos últimas S nunca se formalizaron. Estandarizar requiere un estándar escrito para cada área, y Sostener requiere que alguien lo verifique según un calendario y dé seguimiento a lo que encuentra. ImprovementFlow gestiona esa parte como una auditoría recurrente cuyos hallazgos tienen responsables y fechas límite.
¿Podemos usar nuestra propia hoja de auditoría 5S y nuestra propia puntuación?: Sí. Su equipo define el instrumento y el estándar contra el que se compara, sin depender de TI, para que la auditoría coincida con la hoja 5S que sus coaches ya usan.
¿Cómo se conecta 5S con el resto de nuestro trabajo de mejora?: Un hallazgo que se repite, como un insumo que nunca cabe en su espacio, puede convertirse en un proyecto de mejora con sus propios indicadores. Los resultados de 5S pueden estar en los tableros de huddles que construyen sus equipos, desde donde pueden escalar al siguiente nivel un problema que no pueden resolver.
¿Podemos adjuntar fotos del antes y el después?: Sí. Los proyectos de mejora conservan archivos y enlaces junto con el trabajo, así que las fotos del antes, la distribución acordada y las fotos del después permanecen en el proyecto 5S y no en el teléfono de alguien.
¿Y la seguridad de la información?: Todos los paquetes incluyen un servicio diseñado según los estándares de HIPAA, un acuerdo con un socio comercial (BAA) y SSO.

Contáctenos

Elija la bodega de insumos de la que todos se quejan. Le mostraremos cómo mantenerla en orden.

Cuéntenos dónde aplican hoy sus equipos 5S y dónde suele retroceder. Recorreremos con usted un área, desde la primera tarjeta roja hasta la auditoría que muestra que se mantuvo.