¿Podemos conservar nuestras listas de verificación de auditoría actuales?

Sí. Cada programa de auditoría se define una sola vez con su instrumento, el estándar respecto del cual se evalúa y su frecuencia, y luego se usa en todas las unidades y establecimientos.

¿Admite auditorías de rastreo?

Sí. Las auditorías tipo rastreo pueden configurarse para seguir a un paciente o un proceso a través de varios departamentos, en lugar de quedarse dentro de una sola unidad.

¿Cómo se cierran los hallazgos?

Una observación que no cumple el estándar se convierte en un hallazgo con seguimiento, un responsable y una fecha límite. Se cierra con evidencia documentada de la resolución, de modo que un hallazgo no puede simplemente marcarse como resuelto sin que quede registrada la corrección.

¿Qué pasa cuando vence el plazo para resolver los hallazgos?

Los paneles del estado de los programas muestran qué hallazgos acumulan antigüedad, junto con qué programas de auditoría van al día y cuáles están atrasados, para que el seguimiento estancado se vea antes de que se vuelva un patrón.

¿Cómo ayuda esto con las evaluaciones de acreditación?

Los datos de auditoría se acumulan a medida que funciona el programa, así que la evidencia lista para la evaluación existe todo el año en lugar de reunirse la semana anterior. Las auditorías operativas también se conectan con Cumplimiento y acreditación, donde la misma evidencia respalda la preparación continua.

¿Los hallazgos se conectan con nuestro registro de riesgos y los eventos de seguridad?

Sí. Los hallazgos de auditoría se vinculan con los riesgos empresariales y con los datos de eventos de seguridad, para que los patrones observados en las auditorías y en los eventos reportados puedan analizarse juntos.

ImprovementFlow · Programas de liderazgo

Hallazgos de auditoría que se corrigen, no que se archivan

Realice auditorías del entorno de atención, de gestión de medicamentos, de higiene de manos, de prevención de infecciones y de rastreo según un calendario definido. Cada observación se registra frente a su estándar, cada incumplimiento se convierte en un hallazgo con un responsable y una fecha límite, y las tendencias entre auditorías muestran la desviación antes de que lo haga un evaluador o un evento.

Solicitar una demostración Vea cómo funciona un ciclo de auditoría

Un profesional de enfermería con una lista de verificación en una tableta recorre un cuarto de insumos y medicamentos con la persona a cargo de las instalaciones, que señala una estación lavaojos y un extintor en la pared

¿Le resulta familiar?

Lo que escuchamos de los responsables de programas de auditoría que usan los métodos habituales

Frustraciones comunes con las herramientas y soluciones improvisadas de siempre: las brechas que ImprovementFlow está diseñado para cerrar.

Hacemos las auditorías. Los hallazgos van a una carpeta, y los mismos vuelven al mes siguiente.

Sin un responsable designado y una fecha límite, los hallazgos quedan a la deriva y reaparecen como observaciones nuevas en cada ciclo.

Por alguna razón, nuestras observaciones de higiene de manos siempre caen en las mismas pocas unidades.

Cuando los auditores eligen dónde y cuándo auditar, las unidades que más necesitan visibilidad son las que la reciben con menos frecuencia.

Cuando el evaluador pregunta qué hicimos con los hallazgos del trimestre pasado, empezamos a buscar en el correo.

La evidencia se reconstruye bajo presión en lugar de acumularse a medida que funciona el programa.

Cómo funciona

Un programa de auditoría, del calendario al hallazgo cerrado

Defina cada programa de auditoría una sola vez y deje que el sistema lleve el calendario, los hallazgos y el seguimiento en todas las unidades y establecimientos.

1
Defina el programa una sola vez
Establezca el instrumento, el estándar respecto del cual se evalúa y la frecuencia, y úselo en todas las unidades y establecimientos. Los rastreos pueden seguir a un paciente o un proceso a través de varios departamentos en lugar de quedarse dentro de una unidad.
2
Audite según el calendario
Los auditores registran cada observación frente al estándar, con categoría, ubicación y contexto del personal, y un resultado de cumple o no cumple.
3
Convierta cada incumplimiento en un hallazgo
Las observaciones que no cumplen el estándar se convierten en hallazgos con seguimiento, un responsable y una fecha límite, para que nada dependa de que alguien se acuerde de darle seguimiento.
4
Cierre con evidencia e informe a la unidad
Los hallazgos avanzan hasta su resolución con evidencia documentada de lo que se hizo. La unidad se entera de lo que cambió, lo que mantiene al personal comprometido con la siguiente auditoría.
5
Observe las tendencias y el estado del programa
Vea patrones entre auditorías, unidades y categorías, qué programas van al día o atrasados y qué hallazgos acumulan antigüedad. Los hallazgos se vinculan con su registro de riesgos y con los eventos de seguridad.

1
Defina el programa una sola vez
Establezca el instrumento, el estándar respecto del cual se evalúa y la frecuencia, y úselo en todas las unidades y establecimientos. Los rastreos pueden seguir a un paciente o un proceso a través de varios departamentos en lugar de quedarse dentro de una unidad.
2
Audite según el calendario
Los auditores registran cada observación frente al estándar, con categoría, ubicación y contexto del personal, y un resultado de cumple o no cumple.
3
Convierta cada incumplimiento en un hallazgo
Las observaciones que no cumplen el estándar se convierten en hallazgos con seguimiento, un responsable y una fecha límite, para que nada dependa de que alguien se acuerde de darle seguimiento.
4
Cierre con evidencia e informe a la unidad
Los hallazgos avanzan hasta su resolución con evidencia documentada de lo que se hizo. La unidad se entera de lo que cambió, lo que mantiene al personal comprometido con la siguiente auditoría.
5
Observe las tendencias y el estado del programa
Vea patrones entre auditorías, unidades y categorías, qué programas van al día o atrasados y qué hallazgos acumulan antigüedad. Los hallazgos se vinculan con su registro de riesgos y con los eventos de seguridad.

En la práctica

Un mes de auditorías, y adónde fueron los hallazgos

El calendario y los hallazgos están uno al lado del otro, de modo que una auditoría omitida o un hallazgo que acumula antigüedad se ve antes de que se convierta en un problema en la evaluación.

Calendario de auditorías de este mes

Rondas del entorno de atención: 4 OesteSemana 1Hecho
Observaciones de higiene de manos: UCISemanalHecho
Auditoría del cuarto de medicamentos: 3 NorteSemana 2Por vencer
Precauciones de aislamiento: servicio de urgenciasSemana 3Próximo
Rastreo: de la admisión al alta, línea de servicios cardíacosSemana 4Próximo

Hallazgos de estas auditorías

Vial multidosis sin fecha después de abiertoAbierto
Responsable: gerente de enfermería de 3 Norte · Vence en 2 días
Purga semanal de la estación lavaojos sin registrarEn progreso
Responsable: Instalaciones · Vence en 7 días
Dispensador de desinfectante vacío en la entrada de la habitaciónCerrado
Responsable: limpieza hospitalaria · Cerrado con evidencia
Carro de insumos que bloquea la salida del pasilloCerrado
Responsable: gerente de la unidad 4 Oeste · Cerrado con evidencia

Calendario y hallazgos ilustrativos, sin información de pacientes. Su organización define sus propios programas de auditoría, frecuencia y estándares.

Para quién es

Algo útil para cada participante

Responsables de programas de auditoría: Todos los programas de auditoría en una sola vista: cuáles van al día, cuáles están atrasados y qué hallazgos acumulan antigüedad.
Auditores y especialistas en prevención de infecciones: Una asignación clara y un instrumento que registra cada observación frente al estándar.
Gerentes de unidad: Los hallazgos de su unidad con una fecha límite y criterios claros para dar cada hallazgo por cerrado, en lugar de un informe mensual que hay que descifrar.
Coordinadores de auditoría: El calendario de todos los programas y unidades, con los hallazgos estancados claramente identificados, sin tener que solicitar actualizaciones por correo.
Líderes de calidad, riesgos y cumplimiento: Tendencias entre auditorías conectadas con el registro de riesgos y los eventos de seguridad, y evidencia lista para la evaluación.

Qué cambia

De sortear el problema a trabajar para resolverlo

Hoy

Formularios de auditoría en carpetas y hojas de cálculo
Los auditores eligen dónde y cuándo auditar
Hallazgos sin responsable ni fecha límite
Evidencia reunida la semana antes de la evaluación

Con ImprovementFlow

Programas de auditoría con una frecuencia definida en todas las unidades
Observaciones registradas frente a un estándar escrito
Cada hallazgo con responsable, fecha y cierre con evidencia
Tendencias y estado de los programas visibles todo el año

Diseñado para auditorías que tienen que cambiar la práctica

Sus instrumentos, sus estándares: Defina una sola vez el instrumento, el estándar y la frecuencia de cada programa de auditoría, desde las rondas del entorno de atención hasta los rastreos entre departamentos.
Conectado con riesgos y seguridad: Los hallazgos de auditoría se vinculan con su registro de riesgos y con los datos de eventos de seguridad, para que la misma desviación no se siga en tres lugares.
Seguro desde el primer día: Todos los paquetes incluyen un servicio diseñado según los estándares de HIPAA, un acuerdo con un socio comercial (BAA) y SSO.

Vea cómo funcionaría esto para sus equipos

Normalmente respondemos en un día hábil.

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Primeros pasos

Sus primeros 90 días

Comience con un tipo de auditoría en un área piloto, haga funcionar el ciclo de seguimiento y luego agregue programas.

Semanas 1–2
Elija un tipo de auditoría, configure su instrumento, su estándar y su frecuencia, y acuerde quién es responsable de cada categoría de hallazgo.
Semanas 3–4
Unifique los criterios de los auditores para aplicar el instrumento y realice una auditoría de prueba; luego haga los ajustes necesarios antes del inicio oficial.
Semanas 5–12
Realice sus primeros ciclos de auditoría, revise con los responsables los hallazgos que acumulan antigüedad y observe las primeras tendencias antes de elegir el siguiente programa.

Guías

Guías para gestionar programas de auditoría

Introducciones prácticas para responsables de programas de auditoría, auditores y gerentes de unidad.

Preguntas frecuentes

¿Podemos conservar nuestras listas de verificación de auditoría actuales?: Sí. Cada programa de auditoría se define una sola vez con su instrumento, el estándar respecto del cual se evalúa y su frecuencia, y luego se usa en todas las unidades y establecimientos.
¿Admite auditorías de rastreo?: Sí. Las auditorías tipo rastreo pueden configurarse para seguir a un paciente o un proceso a través de varios departamentos, en lugar de quedarse dentro de una sola unidad.
¿Cómo se cierran los hallazgos?: Una observación que no cumple el estándar se convierte en un hallazgo con seguimiento, un responsable y una fecha límite. Se cierra con evidencia documentada de la resolución, de modo que un hallazgo no puede simplemente marcarse como resuelto sin que quede registrada la corrección.
¿Qué pasa cuando vence el plazo para resolver los hallazgos?: Los paneles del estado de los programas muestran qué hallazgos acumulan antigüedad, junto con qué programas de auditoría van al día y cuáles están atrasados, para que el seguimiento estancado se vea antes de que se vuelva un patrón.
¿Cómo ayuda esto con las evaluaciones de acreditación?: Los datos de auditoría se acumulan a medida que funciona el programa, así que la evidencia lista para la evaluación existe todo el año en lugar de reunirse la semana anterior. Las auditorías operativas también se conectan con Cumplimiento y acreditación, donde la misma evidencia respalda la preparación continua.
¿Los hallazgos se conectan con nuestro registro de riesgos y los eventos de seguridad?: Sí. Los hallazgos de auditoría se vinculan con los riesgos empresariales y con los datos de eventos de seguridad, para que los patrones observados en las auditorías y en los eventos reportados puedan analizarse juntos.

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